Polityka prywatności
Poniżej wyjaśniamy, jakie dane przetwarzamy w związku z serwisem arsmedia.pl, formularzami kontaktowymi i współpracą biznesową. Wersja: 30.09.2026.
1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest ARSMEDIA SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ, ul. Księdza Jerzego Popiełuszki 1/2, 75-410 Koszalin, NIP 6692536813, KRS 0000682311, REGON 367504880.
Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych: biuro@arsmedia.pl, tel. +48 508 360 142.
2. Jakie dane możemy przetwarzać
W zależności od sposobu kontaktu mogą to być: imię i nazwisko, nazwa firmy, adres e-mail, numer telefonu, branża, informacje podane w wiadomości lub formularzu, dane dotyczące wybranej usługi, dane podane przy zapisie do newslettera oraz dane techniczne niezbędne do bezpiecznego działania serwisu i obsługi połączenia. Przy składaniu zamówienia możemy także zapisać wersję zaakceptowanego Regulaminu, datę i godzinę akceptacji, adres IP oraz identyfikator przeglądarki (User-Agent) jako dowód złożenia oświadczenia i warunków zawartej umowy.
Prosimy, aby w formularzach nie przekazywać danych szczególnych kategorii ani informacji, które nie są potrzebne do obsługi zapytania.
3. Cele i podstawy prawne
| Cel | Podstawa |
|---|---|
| Odpowiedź na zapytanie, przygotowanie oferty i działania przed zawarciem umowy | art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a gdy kontaktujesz się w imieniu firmy lub sprawa nie prowadzi do umowy z Tobą osobiście — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes w obsłudze korespondencji biznesowej) |
| Realizacja umowy i obsługa klienta | art. 6 ust. 1 lit. b RODO |
| Utrwalenie wersji Regulaminu zaakceptowanej przy zamówieniu i dowodu złożenia oświadczenia | art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes w dokumentowaniu warunków umowy i obronie przed roszczeniami) |
| Rozliczenia, rachunkowość i obowiązki prawne | art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
| Bezpieczeństwo serwisu, obrona i dochodzenie roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
| Newsletter i cykliczna komunikacja marketingowa e-mail | dobrowolna zgoda — art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz właściwe przepisy Prawa komunikacji elektronicznej; zgodę można wycofać w każdej chwili |
| Analityka lub marketing wykorzystujące niekonieczne cookies / podobne technologie | wyłącznie po dobrowolnej zgodzie — art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz właściwe przepisy Prawa komunikacji elektronicznej |
4. Formularze kontaktowe
Formularze na stronie przesyłają dane bezpośrednio do ARS Media za pośrednictwem skryptu działającego na serwerze serwisu. W aktualnej wersji serwisu nie korzystamy z zewnętrznego pośrednika typu form-to-email. Podanie danych oznaczonych jako wymagane jest potrzebne do odpowiedzi na zapytanie. Numer telefonu jest wymagany wyłącznie tam, gdzie rozmowa telefoniczna jest istotnym elementem zamawianej konsultacji; pozostałe pola są ograniczone do informacji potrzebnych do kwalifikacji zapytania.
Przesłanie formularza służy obsłudze konkretnego zapytania. Nie traktujemy go jako zgody na cykliczny marketing elektroniczny. Taka komunikacja, jeśli zostanie w przyszłości zaoferowana, będzie wymagała odrębnego wyboru użytkownika.
5. Newsletter
Zapis do newslettera jest dobrowolny i wymaga odrębnego zaznaczenia zgody. Przetwarzamy przede wszystkim adres e-mail, opcjonalnie imię, źródło zapisu oraz techniczne informacje potrzebne do zabezpieczenia formularza. W konfiguracji z podwójnym potwierdzeniem wysyłamy wiadomość z linkiem aktywacyjnym. Każdy newsletter zawiera możliwość wypisania się. Po wycofaniu zgody adres otrzymuje status wypisany i nie jest używany do kolejnych wysyłek marketingowych.
Dane aktywnych subskrybentów przechowujemy do czasu wycofania zgody. Dane potwierdzające fakt i moment udzielenia lub wycofania zgody możemy przechowywać dłużej w zakresie niezbędnym do wykazania zgodności działań z prawem i obrony przed roszczeniami.
6. Odbiorcy danych
Dane mogą być dostępne dla podmiotów wspierających nas w zakresie hostingu, poczty elektronicznej, utrzymania IT, księgowości, obsługi prawnej oraz narzędzi sprzedażowych — wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji ich zadań i na odpowiedniej podstawie prawnej lub umownej. Dane mogą zostać udostępnione organom publicznym, gdy wymagają tego przepisy.
7. Przekazywanie danych poza EOG
Formularze nie korzystają z zewnętrznej usługi pośredniczącej typu form-to-email. Wewnętrzny CRM może opcjonalnie korzystać z zewnętrznego modelu AI do przygotowania podsumowania i draftu odpowiedzi. W konfiguracji domyślnej do takiej analizy nie są przekazywane imię, adres e-mail ani numer telefonu. Jeżeli dostawca narzędzia przetwarza dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, administrator stosuje odpowiedni mechanizm prawny wymagany przez RODO i ogranicza zakres danych do niezbędnego minimum. Narzędzia analityczne lub reklamowe wymagające zgody nie są uruchamiane przed jej uzyskaniem.
8. Jak długo przechowujemy dane
Zapytania, które nie kończą się współpracą, przechowujemy co do zasady do 12 miesięcy od ostatniego istotnego kontaktu, chyba że wcześniej zażądasz usunięcia danych albo istnieje podstawa do dłuższego przechowywania, np. potrzeba obrony przed roszczeniami. Dane związane z umową, rozliczeniami i dokumentacją księgową przechowujemy przez okres wymagany właściwymi przepisami oraz przez okres, w którym mogą powstać lub być dochodzone roszczenia.
9. Twoje prawa
W zakresie przewidzianym w RODO masz prawo do dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, a także wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Jeżeli podstawą jest zgoda, możesz ją wycofać w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania.
Masz też prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
10. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie
Serwis nie podejmuje wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały. Wewnętrzne narzędzia mogą w przyszłości wspierać ocenę zapytań, ale decyzję o współpracy podejmuje człowiek.
11. Bezpieczeństwo i aktualizacje
Stosujemy adekwatne środki techniczne i organizacyjne, w tym szyfrowane połączenie HTTPS, ograniczenie zakresu danych w formularzach i zabezpieczenia antyspamowe. Polityka może być aktualizowana, gdy zmienią się narzędzia, cele przetwarzania albo przepisy.
Kontakt w sprawie danych
Narzędzia AI w obsłudze zapytań
Wewnętrzny system może wspierać zespół w tworzeniu podsumowań i propozycji dalszego kontaktu. Domyślnie pola imienia, adresu e-mail i numeru telefonu nie są przekazywane do zewnętrznego modelu AI; aplikacja dodatkowo maskuje typowe adresy e-mail i numery telefonu występujące w treści wiadomości. Funkcja zewnętrznego AI jest opcjonalna i może być wyłączona; podstawowa analiza może działać lokalnie na regułach biznesowych.
